Je bent OOO, dus je hebt vakantie? Enjoy! Of gebruik je deze office assistant ook omwille van andere redenen?
Laat ik deze blog maar eerst eens beginnen met een beetje frustratie. Gek word ik er van... De nieuwe trend in de out-of-office-policy is dat je OOO always on is. Druk druk druk. En dat moet je blijkbaar ook tonen aan de klanten en leveranciers.
“I am currently in a meeting and I will not be able to answer your mail in the next 30 minutes. However, for urgent enquiries, send me a text”
Wat?? Voor die zogenaamde urgent enquiries is er maar één nummer… en dat is 112!
Nog niet zo lang geleden (amper een jaartje of 15), leerden wij dat je een mail liefst beantwoordt binnen de 24 uur. Een mail is namelijk ontwikkeld als communicatiemiddel dat geen dringende (re)actie vraagt. Is dat wel zo, neem je beter even de telefoon.
But times they are a-changin…
Thanks to generation Z (dat zijn die jongens en meisjes die met de smartphone in de hand zijn geboren) is iedereen een hele dag online met mails, apps, en liefst ook nog met messenger. We statussen, slacken en chatten via insta’. En we posten, sharen, liken alsof het een lieve lust is. #AlwaysOn #Evolutie #vooruitgang
En die manier van informeel communiceren is hoe langer hoe meer ook in ons dagelijkse professioneel leven geslopen. Wanneer we even niet de controle hebben over onze bereikbaarheid, dan is er nog steeds die mooie parachute ingebakken in outlook; de out-of-office-assistant.
Nu ben ik van mening dat je steeds bereikbaar moet zijn voor een klant. Kost wat kost. Ik ben dan ook van het zeldzame soort dat eigenlijk nooit een out-of-office aanzet. En ik kan het iedereen alleen maar aanraden.
Bij wijze van listicle, geef ik dan ook graag de 5 redenen waarom de out-of-office beter afgeschaft wordt voor bepaalde profielen zoals verkopers en managers!
1/ De OOO zorgt voor de perceptie dat je wéér eens niet bereikbaar bent.
"Is die nu weer met vakantie...", hoor ik jouw klant al denken. Het geeft dus een eerder negatief beeld aan je professioneel imago waaraan je zo hard werkt.
2/ Waarschijnlijk zet je in je OOO dat je wel bereikbaar bent voor dringende gevallen via je mobiel nummer...
Maar hoe kwalificeer je een subjectief begrip als dringendheid? En ook voor de klant is dat subjectief en voelt die een zekere frustratie bij de twijfel of hij jou nu wel of niet kan bellen tijdens je vakantie. Ook het idee van een onbereikbare accountmanager te hebben, zorgt er misschien net op het moment van de beslissing voor dat je klant tóch naar de concurrent stapt. Daar gaat je bonus!
3/ We zijn met z'n allen “always on”. Ook op vakantie. Als je net zoals ik ‘addicted’ bent aan die smartphone (ook al ben je net als ik van generation x), dan check je regelmatig je mail om te kijken of er geen brandje te blussen valt.
Gun jezelf op vakantie 2 keer per dag een kwartiertje om 'mails te doen'. Laat je partner ook weten dat je dat doet, maar dat je het voor de rest zal laten om op je smartphone te kijken voor professionele zaken. Tijdens dat kwartier forward je de belangrijkste zaken naar de collega die je zelf vooraf aanduidt als je back-up. Dat geeft rust in je hoofd! En je behoudt controle. Begin uiteraard niet zelf te werken. Een forward is voldoende! Dan is het aan je collega om zich te bewijzen.
4/ Wanneer je terugkomt van vakantie, dan heb je een lege mailbox, want je hebt op de terugvlucht de to do’s keurig in een lijstje gezet via Asana, Evernote, of Notepad ;-)
5/ Je klanten gaan je dus niet ‘storen’ voor een dringendheidje, want ze krijgen helemaal geen melding dat je er even niet bent. Wanneer die klant vervolgens 2 uur en 15 minuten later een mailtje krijgt van je collega die opvolgt, dan is dat alleen maar erg professioneel!
Probeer het een keertje! Neem nu vrijdag maar eens vrij en je zal merken dat er best ook een aantal zaken kunnen wachten tot maandag!
Succes!